Maison de la ruralité - Bioul

Règlement d'Ordre Intérieur (ROI)
de la Maison de la Ruralité à BIOUL

Version de février 2024

Préambule :
Le présent ROI fait office de contrat type (convention d'occupation) de la Maison de la Ruralité à Bioul

La Maison de la Ruralité est un lieu de rencontre polyvalent susceptible de susciter de nouvelles activités, de nouveaux projets et/ou de développer davantage les contacts et relations entre les habitants de l'entité de Anhée et son monde associatif.

Dans un souci de bonne gestion, l'infrastructure est gérée au quotidien par I' ASBL Maison de la Ruralité de BIOUL (n° entreprise 645.990.306) mandatée pour ce faire par le Conseil Communal.

La Maison de la Ruralité veillera :

·           À la diversité des activités et des utilisateurs ;

·        Au respect de l'esprit du projet et de ses objectifs : le développement rural vise l'amélioration des conditions de vie des habitants aux points de vue économique, social, environnemental et culturel ;

·        Au bon usage et maintien du patrimoine ;

·        À une gestion prudente et raisonnable.

Article 1. Réservation :
La réservation ne sera effective qu'après réception du contrat dûment signé qui devra être remis au moins 15 jours calendrier avant l'occupation et du paiement qui devra avoir lieu dans les 5 jours calendrier avant l'occupation.

La préséance des réservations se fera par date.

La Maison de la Ruralité dispose du pouvoir d'appréciation le plus large quant à la suite à réserver, éventuellement sous conditions, à toute demande d'occupation, spécialement en raison des risques que les événements peuvent présenter (troubles, bagarres, dégradations...). Il pourra rejeter les demandes d'occupation portant sur des événements contraires à la tranquillité publique, aux bonnes mœurs, ou contrevenant à la loi. Si le Centre culturel l'estime nécessaire, la police locale sera consultée préalablement.

L'optimisation des différents espaces de la Maison de la Ruralité aux mêmes moments, ou selon des horaires qui se chevaucheraient, sera laissée à la libre appréciation du gestionnaire.

En cas de non-respect d'une de ces conditions dans les délais prévus, le contrat sera annulé de plein droit.

Article 2. Caution :
Les cautions demandées seront remboursées à la fin de la mise à disposition des locaux, après état des lieux de sortie, sous déduction des dommages (dégâts) éventuels.

Pour les occupations récurrentes (hebdomadaires), la caution sera versée avant la première occupation. Le montant de la caution devra être maintenu dans son intégralité durant la période couvrant toutes les occupations. La caution sera remboursée intégralement ou partiellement suivant l'état des lieux contradictoire établi après l'occupation des locaux (une fois par an pour les occupations récurrentes). Le preneur est personnellement responsable de toutes dégradations commises dans le bâtiment, au mobilier ou au matériel pendant l'occupation des locaux. Le montant des frais des négligences et/ou dégâts éventuels constatés lors de l'établissement de l'état des lieux de sortie sera déterminé sur base d'un devis établi par le Service Bâtiment de la Commune de Anhée ou par une société spécialisée, selon la nature des négligences/dégâts, et déduit de la caution avant restitution du solde. Si la caution s'avère insuffisante, le montant restant sera facturé au Preneur.

Article 3. Assurances :
Le Preneur a l'obligation de restituer les lieux dans leur pristin état à charge pour lui de se retourner contre les auteurs du dommage. Le Preneur est solidairement responsable de ce qui se passe dans la salle au cours de la période d'occupation indiquée et garantit le Centre culturel de tous dommages occasionnés à la salle et à son équipement de leur fait ou des participants à l'événement. Le Preneur est invité à souscrire une assurance pour les dommages aux locaux et installations d'une part, et pour les dommages aux tiers et participants à l'occasion de l'organisation de l'événement.

Article 4. Annulation :
Une réservation peut être annulée à tout moment par écrit, au moins 7 jours calendrier avant la date d'occupation effective. Sauf cas de force majeure (maladie, décès...), une annulation hors délai (moins de 5 jours calendrier avant la date d'occupation), engendrera la retenue d'une indemnité égale à la moitié du tarif signé dans le ROI.

Article 5. Accès :
Un jeu de clés (ext/int) et code d'accès seront confiés au Preneur lors de l'état des lieux d'entrée. Ce code est personnel et le Preneur prend la responsabilité des ouvertures et fermetures. Avant de quitter les lieux, le Preneur s'assurera que les portes sont bien fermées et en portera la responsabilité. Il veillera à activer l'alarme anti-intrusion si le bâtiment en est équipé. En cas de perte du jeu de clés, la caution ne sera pas restituée.

Article 6. Conditions d'accès :
En cas de manifestation publique, le Preneur veillera à garantir l'accès aux locaux communaux à toutes personnes, dans les mêmes conditions, sans distinction aucune, fondée notamment sur le sexe, la race, la couleur, la langue, la religion, les opinions, l'origine nationale ou sociale, l'appartenance à une minorité nationale, la fortune, la naissance ou toute autre situation.

Article 7. Conditions d'occupation :
Les occupants veilleront à ne dégrader d'aucune manière les lieux et le matériel mis à disposition. Ils devront, à la suite de leur occupation, ranger le matériel aux différents endroits prévus à cet effet. En particulier, il est strictement interdit de coller/clouer sur les murs, boiseries, décors, de même que de fixer des punaises autre part que sur les dispositifs prévus à cet effet. Il est également interdit d'introduire ou d'utiliser toutes substances pouvant nuire à la propreté des lieux, telles que notamment confettis, mousses artificielles, paillettes dorées, sable, etc. Le personnel de maintenance des salles communales reste joignable en cas d'urgence pendant la période d'occupation. Cependant, en cas d'appels intempestifs ou de déplacements inutiles liés à une mauvaise utilisation de la salle, un montant forfaitaire de 25 euros pourra être déduit de la caution versée par le Preneur.

Les modalités d'une soirée dansante privée sont à fixer avec le bailleur AVANT la location

Article 8. Consignes salle de fête :

Le Bailleur ne fournit pas de main-d’œuvre.

La régie lumière de la scène et la sonorisation de la salle de spectacle ne sont pas accessibles au Preneur sauf s’il dispose d’un ingénieur son ou lumière reconnu compétent par le régisseur de la salle de spectacle, preuve à l’appui.

Le locataire peut, soit louer les services et le matériel nécessaire à l’extérieur et assurer lui-même l’éclairage et la sonorisation, soit louer les services du technicien de l’association lors de sa générale et du spectacle. (convention complémentaire, tarifs actualisés et selon la prestation)

Article 9. Consignes de sécurité :
Toute personne qui accède à un des locaux est tenue de ne commettre aucune imprudence qui pourrait attenter à sa propre sécurité et/ou à celle d'autrui. Les occupants sont tenus de gérer les locaux en bons pères de famille et de se conformer aux consignes particulières de sécurité énumérées ci-dessous :

•                     Les portes donnant vers l'extérieur de la salle ne peuvent jamais être verrouillées pendant l'occupation ;

•                     Il est interdit de laisser ouvertes ou de bloquer mécaniquement et de façon prolongée les portes d'accès aux salles ;

•                     Les issues de secours doivent être clairement identifiées et demeurer en permanence libres et déverrouillées pendant l'occupation ;

•                     Il est interdit d'utiliser des bonbonnes de gaz et de placer des objets de décoration inflammables (bougies, mousses, etc.) ;

•                     Les objets et matériaux à caractère inflammable doivent être gardés éloignés de toute source de chaleur ; des jets de fumigènes, projection de fumées de scènes, etc…

•                     L'usage de friteuses est interdit ;

•                     La kitchenette ne permet que de la petite restauration, dans le respect des normes AFSCA (à consulter en ligne sur le site www. afsca.be) ;

•                     Il est interdit de faire usage d'un barbecue à l'intérieur ;

•                     Après l'occupation de la salle et avant l'extinction des lumières, une visite minutieuse pour déceler toute anomalie ou risque d'incendie doit être effectuée ;

•                     Le Preneur doit désigner un personnel suffisant pour assurer les premières interventions en cas d'accident ;

•                     En cas d'accident (incendie, explosion...), il y a lieu dans la mesure du possible d'éviter la panique, de donner l'alerte à l'intérieur, d'avertir immédiatement les services extérieurs compétents (pompiers, service 112), d'organiser l'évacuation des locaux dans le calme et en s'assurant que personne ne reste en arrière ;

•                     En cas d'incendie, il y a lieu d'utiliser les extincteurs après avoir ôté la sécurité du percuteur et de faciliter l'intervention des pompiers en dégageant l'accès et en écartant les curieux ; les consignes de sécurité sont affichées au rez (local technique)

•                     Il est interdit de dépasser la capacité maximale autorisée de la salle de spectacle à savoir 120 personnes ou du rez à savoir maximum 60 personnes

Article 10. Interdictions :
•                     Il est interdit de passer la nuit ou d'y installer quelque structure que ce soit en vue d'y dormir ;

•                     Il est interdit d'entreposer dans les couloirs des tables, des chaises ou des objets quelconques pouvant entraver une évacuation rapide des installations ;

•                     Il est interdit de fumer ;

•                     Il est interdit de clouer ou de coller sur les murs ;

•                     Il est interdit de modifier ou surcharger l'installation électrique ;

•                     Il est interdit de déplacer les pendrillons de scène ;

•                     L'espace scénique est réservé au Centre culturel, sauf dérogation écrite de ce dernier sur l'état des lieux ;

•                     Les animaux ne sont pas admis à l'intérieur des locaux. Par dérogation, est autorisée la présence de chiens accompagnant des personnes malvoyantes ; de chiens des forces de l'ordre, dans le cadre de l'exercice de missions ;

•                     Le Preneur ne peut donner, en tout ou en partie, la ou les salles en sous-location. Seule la manifestation conventionnée est autorisée et devra respecter la demande d'occupation initiale.

Article 11. Tenue du bar :
Il est interdit de réclamer un prix d'entrée forfaitaire en contre partie de la délivrance de boissons à volonté. En cas d'utilisation du bar, le Preneur ne peut utiliser de gobelets jetables (cfr règlement communal) et est tenu d'évacuer les déchets et vidanges qui s'y trouvent, dès la fin de son occupation.

Article 12. Diffusion de musique :
Le Preneur veillera à respecter les normes acoustiques en vigueur, telles que notamment prévues par !'Arrêté du Gouvernement wallon du 13 décembre 2018 fixant les conditions de diffusion du son amplifié électroniquement dans les établissements ouverts au public.

Le Preneur veillera à ce que la musique diffusée à l'intérieur de la salle ne trouble pas le voisinage et a l'obligation de prendre les mesures requises pour éviter que la musique diffusée ou tout genre de vacarme, ne s'entende à l'extérieur, de manière à ne pas importuner les voisins, tant de jour que de nuit. Tout bruit fait à l'extérieur de la salle ne pourra dépasser le niveau de bruit ambiant de la rue, s'il est audible sur le domaine public. Le Preneur doit se conformer à toute mesure de police ordonnée par le Bourgmestre ou son délégué, en vue du rétablissement de la tranquillité publique, lequel peut, selon les circonstances, ordonner la diminution, voire l'arrêt de l'émission de musique, ainsi que l'évacuation des lieux sans dommages et intérêts dans le chef de l'occupant.

En cas de diffusion de musique, le Preneur devra prendre contact avec Unisono concernant les droits d'auteur, ainsi qu'avec l'organisme gérant la rémunération équitable.

Il n’est autorisé que la ou les manifestations prévues (nombre et horaire) par le contrat de location. Dans tous les cas, la manifestation, en ce compris le fonctionnement du bar, sera clôturée à 2 heures du matin. La personne de référence de l’association en charge de la sécurité est autorisée à mettre de plein droit un terme à l’activité.

Article 13. État des lieux et inventaire :
Le Preneur est tenu de remettre les lieux en état pristin immédiatement après l'occupation.

Si lors de l'état des lieux de sortie, le gestionnaire constate que le rangement du mobilier, de la vaisselle, balayage n'ont pas été effectués, les heures nécessaires à la remise en ordre des lieux seront déduites de la caution de l'occupant à hauteur de 25 euros par heure de nettoyage.

Article 14. Gestion et évacuation des déchets :
Le Preneur est personnellement responsable de l'évacuation de tous les déchets générés par son occupation. Le non-respect de cette clause se verra sanctionner d’une retenue de 50€ sur la caution.

Article 15. Responsabilité :
La Maison de la Ruralité décline toute responsabilité en cas de vol, perte ou dégradation d'objet personnel ou de matériel appartenant aux utilisateurs. La Maison de la Ruralité décline toute responsabilité en cas d'accident causé par le fait des occupants ou par le fait d'une utilisation fautive ou non du matériel mis à disposition.

Article 16. Priorité d'occupation :
1.          MdR/Commune : gratuité pour les institutions partenaires

2.          Membres de l’asbl Maison de la Ruralité en ordre de cotisation : payant

3.          Associations et habitants anhétois : payant

4.          Extérieur privé ou associatif : payant

Article 17. Tarification :
1.            Les membres de l’asbl Maison de la Ruralité en ordre de cotisation             TARIF 1

2.            Les associations ou privés anhétois                                                 TARIF 2

3.            Les autres extérieurs                                                                      TARIF 3

Les cautions pour les différentes salles quel que soit le jour (semaine ou week-end).

·        Grande salle avec ou sans Foyer 200 €

·        Salle Aubergine, Foyer, Salle Olive ou Rez complet : 100 €

·       Membres de l’asbl : pas de caution

TARIFS EN VIGUEUR :

 
Tarif 1
Tarif 2
Tarif3
Forfait local ½ journée ou 3h soirée

Salle Aubergine ou Olive ou Foyer pour réunion « sèche » c’est-à-dire sans usage office et/ou bar
Tarif 1:15€   Tarif 2:20€   Tarif 3 25€
Forfait local ½ journée ou 3h soirée

Salle Aubergine ou Olive ou Foyer pour réunion avec usage office et/ou bar pour petite restauration
Tarif 1: 40€  Tarif 2: 50€  Tarif 3: 60€
Salle spectacle SANS SONO NI SPOTS de scène :  répétition, cours de gym…1/2 journée ou 3 h soirée
15€   50€
 
Tarif journalier = Une journée depuis la veille (préparation) au lendemain midi (rangement)

Rez : Foyer, Salle Aubergine pour repas, fêtes, enterrement, événement culturel, réunion avec service bar et usage office pour cuisiner etc.
Tarif 1: 180€  Tarif 2: 220€   Tarif  3: 250€
Salle de spectacle pour événement associatif ou culturel avec usage Foyer Rez
Tarif 1: 250€   Tarif 2: 300€   Tarif 3: 400€
 
Tarif forfaitaire Week-end (depuis le vendredi jusqu’au dimanche soir)
Salle spectacle avec usage Rez
Tarif 1: 400€ Tarif 2: 450€ Tarif 3: 600€
 

Anne MOUVET,                                                                    Monique SAELENS,                   

Présidente                                                                           Administratrice-déléguée